Wir verwenden Cookies, um die einwandfreie Funktion unserer Website zu gewährleisten und unseren Datenverkehr zu analysieren. Hier können Sie Ihre Einstellungen verwalten. Weitere Informationen finden Sie in unserer Datenschutzerklärung.

Sie suchen qualifizierte Steuerberater in Wittenberg, Köln oder Düren? Dann sind Sie bei EICHHORN & UTECHT genau richtig.


Sie stellen Ihre Frage zu Steuern, Buchhaltung oder Finanzen lieber online? Klären Sie Ihre Steuerfrage unkompliziert und diskret mit unseren erfahrenen Steuerexperten über das Online-Tool "EICHHORN & UTECHT Steuerfragen". Sie erhalten eine Sofortreaktion, die erkennbar macht, welche Aspekte in der Komplettantwort beleuchtet werden.

Die Sofortreaktion enthält weiterhin unser Festpreisangebot aus den drei Preiskategorien. Nach eingegangener Zahlung erfolgt umgehend die Bearbeitung durch Ihren EICHHORN & UTECHT Steuerexperten und Sie erhalten die Antwort vom Steuerfachmann zu Ihrer Nachfrage. Sie bekommen eine persönlich auf Ihren konkreten Sachverhalt kommentierte Steuerantwort. Sie entscheiden, in welcher Art und Weise wir Ihre Anfrage konkretisieren. Dazu brauchen sie einfach nur unser Online-Formular ausfüllen und Ihre Problematik wird professionell und schnell von unseren ambitionierten Steuerexperten beantwortet.

Steuerberater vor Ort in Wittenberg/Lutherstr., Wittenberg/Belziger Str., Köln und Düren

Handeln.

zum Nutzen unserer Mandanten

Beraten.

regional vor Ort

Betreuen.

für alle Professionen

Beraten.

effizient mit Onlinetools

Ordnungsgemäße Kassenführung

Einleitung

Eine fehlerhafte Kassenführung kann bei einer Betriebsprüfung dazu führen, dass Umsatz und Gewinn geschätzt werden, dies ist oft zum Nachteil des Unternehmens. Besonders Unternehmen, die einen hohen Bargeldtransfer haben, sollten Grundsätze des Handelsrechts und steuerliche Vorschriften beachten. Die Kassendaten müssen in all ihren Einzelaufzeichnungen schnell einsehbar und maschinell verwertbar sein, zumindest für die Dauer der Aufbewahrungsfrist. Dies gilt für analoge und digitale Aufzeichnungen. Elektronische Aufzeichnungssysteme müssen ab 2020 zudem über zertifizierte technische Sicherheitseinrichtungen verfügen. Daher lohnt sich für die moderne Kassenführung die Beratung durch Steuerexperten und IT-Dienstleister.

Allgemeine Grundsätze

Zu den allgemeinen Grundsätzen gehören außersteuerliche und steuerliche Rechtsnormen und Ordnungsvorschriften. Daneben sind alle Unterlagen aufzubewahren, die Geschäftsvorfälle bei einer Überprüfung verständlicher machen.

Steuerliche Ordnungsvorschriften

Wichtig bei den steuerlichen Ordnungsvorschriften ist das übersichtliche und ordnungsgemäße Aufbewahren aller einzelnen Kasseneinnahmen und Ausnahmen. Dafür sind Eigenbelege zu fertigen Bei der Einzelaufzeichnung muss der vollständige Verlauf der Geschäftsvorfälle nachvollziehbar und gut nachverfolgbar sein. Durch die Funktion der Grund(buch)aufzeichnungen, die in Kassenbüchern, Kassenberichten und elektronischen Einzelaufzeichnungen angelegt sind, wird garantiert, dass Kassendaten nicht verloren gehen und stets belegbar bleiben.

Ein weiterer Grundsatz findet sich in der Zeitgerechtheit, die darin besteht, dass Kasseneinnahmen und Kassenausgaben jeden einzelnen Tag festzuhalten sind. Gleiches gilt für alle Entnahmen, Einlagen und Geldtransit, die mittels angefertigten Eigenbelegen hinterlegt werden. Jederzeit muss bei der Aufzeichnung die Kassensturzfähigkeit gewährleistet sein. Ein wichtiger Grundsatz ist auch die Unveränderbarkeit der Aufzeichnungen. Sie dürfen im Nachhinein nicht verändert werden. Müssen Inhalte korrigiert werden, müssen die ursprünglichen Aufzeichnungen lesbar bleiben.

Kassenbuch

Das Kassenbuch ist als Grundbuch das wichtigste Aufzeichnungsmedium für Firmen mit häufigen Bargeldtransfers. Zum Abschluss eines jeden Geschäftstages ist die Summer aller Einzelaufzeichnungen zu notieren. Elektronische Aufzeichnungssysteme erstellen dies per Z-Bon. Bei Aufzeichnungen auf Papier wird ein Additionsstreifen erstellt.

Offene Ladenkasse

Offene Ladenkassen bilden einen Sonderfall, bei der die Geldeinnahmen in einer Schublade aufbewahrt werden. Einzelaufzeichnungen sind nicht notwendig. Zum täglichen Geschäftsschluss braucht es hingegen einen Kassenbericht mit entsprechenden Berechnungen. Nicht jeder darf eine offene Ladenkasse führen. Unter Berücksichtigung von Zumutbarkeit und Praktikabilität. Finanzämter prüfen die beiden Faktoren mit strengen Augen. Wer eine elektronische Aufzeichnung nutzt braucht sich darüber nicht mehr sorgen. Ausschließlich Steuerpflichtige, die Waren und Dienstleistungen an eine Vielzahl unbekannter Kunden gegen Bargeld verkaufen, dürfen die offene Form der Kassenführung nutzen. Der der tägliche Kassenbericht schützt allerdings nicht vor möglichen generalisierten Kalkulationen der Finanzverwaltungen.

Elektronische Aufzeichnungssysteme

Eine Registrier- oder PC-Kasse zu nutzen ist zwar keine Pflicht. Dennoch gelten elektronische Grund(buch)aufzeichnungen als zumutbar um die Pflicht zur Einzelaufzeichnung zu erfüllen. Die Einzelaufzeichnungen müssen generell für zehn Jahre aufbewahrt werden. In diesem Zeitraum müssen die Daten jederzeit einsehbar sein und in einem verwertbaren Datenformat vorliegen.

Auch die Daten der Registrierkasse bezüglich der Programmierung und Datenänderungen müssen gespeichert werden. Ebenso ist Einsatzort und Einsatzzeit festzuhalten.

Die Organisationsunterlagen, wie Bedienungsanleitung und Programmieranleitung, sind dringend aufzubewahren. Diese Unterlagen sind für Finanzämtern grundlegend für Überprüfung einer korrekten Verfahrensdokumentation seitens des Unternehmers. Fehlt die Verfahrensdokumentation oder ist ungenügend, erschwert dies die Auswertung der elektronischen Aufzeichnungssysteme für den sachverständigen Prüfer und kann ihn zu einer Schätzung der Besteuerungsgrundlagen veranlassen. Wer seine Daten auf einem ausländischen Server speichern will, benötigt dafür eine Bewilligung der Finanzbehörde.

Gewinnermittlung nach § 4 Abs. 3 EStG (EÜR)

Für die Gewinnermittlung innerhalb der Einnahmenüberschussrechnung braucht es kein Kassenbuch. Zur korrekten steuerlichen Prüfung sind dennoch alle Geschäftsvorfälle festzuhalten. Wer eine offene Ladenkasse verwendet und somit nur die Tageseinnahmen notiert, muss im Nachhinein mittels retrograd aufgebaute Kassenberichte aufschlüsseln, wie diese zustande kamen. Steuerberater unterstützen hierzu gern.

Kassen-Nachschau (§ 146b Abgabenordnung)

Bei der Kassen-Nachschau werden alle ektronischer Aufzeichnungen und Papier-Aufzeichnungen geprüft. Dazu darf das Finanzamt unangekündigt zu den Geschäftszeiten das Unternehmen betreten und alle für die Besteuerung wichtigen Sachverhalte feststellen. Prüfer dürfen ebenfalls verdeckt, Testkäufe durchführen und vor Ort beobachten. Gibt der Prüfer sich zu erkennen, darf er die sofortige Einsicht in alle für eine Steuerprüfung relevanten Unterlagen und Daten verlangen. Darin fällt auch die Übermittlung elektronischer Aufzeichnungen bzw. die Übergabe von auswertbaren Datenträgern. Die Kassensturzfähigkeit ist enorm wichtig für eine positive Prüfung innerhalb der Kassen-Nachschau, die stets ein hohes Schätzungsrisiko beinhaltet.

Änderungen ab 2020

Um digitale Grundaufzeichnungen vor Manipulation zu schützen, bedarf es technische Sicherheitseinrichtungen für elektronische Aufzeichnungssysteme. Ab 30.09.2020 braucht es Sicherheitsmodule, persistente Speichermedien und einheitliche digitale Schnittstellen. Die Belegausgabepflicht für elektronische Aufzeichnungssysteme gilt allerdings schon ab 01.01.2020.

Verkäufer von Waren an viele, nicht bekannten Personen können aus Zumutbarkeitsgründen, bezüglich sachlicher oder persönlicher Härten, eine Befreiung von der Pflicht beantragen. Kostengründe sind kein ausreichender Grund. Die gleiche Möglichkeit zur Befreiung können auch Dienstleister für sich nutzen.

An- und Abmeldung und vorgenommene Korrekturen an elektronischen Aufzeichnungssystemen sind gegenüber der Finanzbehörde meldepflichtig. Es wird erwartet, dass in Zukunft die Verordnung zur Kassensicherung aktualisiert wird. Die Unterstützung seitens von Steuerberatern im Umgang mit technische Sicherheitseinrichtungen ist zu empfehlen.

Zur Zeit fehlen elektronischen Aufzeichnungssysteme, welche die Sicherheitsstandards erfüllen. Es ist zu empfehlen, vorerst ein System mit GoBD-Testat anzuschaffen, das später mit technischen Sicherheitseinrichtungen nachgerüstet werden kann. Bei einem Systemwechsel müssen alle bestehenden Daten vollständig und gleichwertig vom alten ins neue System übertragen werden. Das neue System muss alle Pflichten zur Datenaufzeichnung und Archivierung erfüllen. Für ein verringertes Schätzungsrisiko ist eine Umstellung auf bargeldlosen Geldtransfer zu empfehlen.

Rechtsfolgen fehlerhafter Kassenführung

Beinhalten Kassenbücher und Aufzeichnungen wesentliche Mängel, kann das Gesamtbild im Einzelfall als ordnungswidrig angesehen werden. Dies kann zur Schätzung der Besteuerungsgrundlagen führen. Dazu gehören unter anderem Nachkalkulationen und Zeitreihenvergleiche. Je größer die Mängel sind, desto mehr dürfen Prüfer den oberen Bereich des Schätzungsrahmens anwenden. Ist das Ausmaß unversteuerter Einnahmen nur sehr erschwert oder gar nicht zu erfassen für die Prüfung, können Rechtsfolgen, wie Steuerstrafverfahren und Bußgelder in Kraft treten. Bei formell ordnungsgemäßen Büchern und Aufzeichnungen kann eine Nachkalkulation Fehler in den Buchführungsergebnissen nachweisen, in dem die Ergebnisse den Unschärfebereich überschreiten und damit die realen Verhältnisse nicht widerspiegeln.

Kontakt